1. Số định danh cá nhân chính là mã hồ sơ điện tử duy nhất
Theo Nghị định số 27/2026/NĐ-CP ban hành ngày 19/01/2026 quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức: Kể từ ngày 1/7/2026, thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử.
Điều này có nghĩa là mỗi cán bộ, công chức, viên chức sẽ không còn phải ghi nhớ hay quản lý nhiều loại mã số nhân sự nội bộ như trước đây. Dãy số 12 chữ số trên thẻ Căn cước công dân (CCCD) gắn chip chính là "chìa khóa vạn năng" để truy xuất, cập nhật và quản lý toàn bộ quá trình công tác của nhân sự trong hệ thống cơ quan nhà nước.
Quy định này áp dụng cho toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước từ cấp Trung ương đến cấp xã (trừ các đối tượng đặc thù thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng và tổ chức cơ yếu).
2. Sơ yếu lý lịch điện tử thay thế hồ sơ giấy
Một điểm mới đáng chú ý khác là quy định về Sơ yếu lý lịch điện tử. Cụ thể:
-
Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập song song với quá trình hình thành hồ sơ điện tử.
-
Mã số của sơ yếu lý lịch này cũng chính là số định danh cá nhân.
-
Nguồn dữ liệu để tạo lập sơ yếu lý lịch được trích xuất trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức.
Việc chuẩn hóa này giúp đảm bảo tính "Đúng - Đủ - Sạch - Sống" của dữ liệu. Cán bộ không cần khai báo lại các thông tin cơ bản (nhân thân, quê quán...) vì hệ thống sẽ tự động đồng bộ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
3. Trách nhiệm cập nhật dữ liệu của công chức
Để chuẩn bị cho thời điểm Nghị định có hiệu lực vào ngày 1/7/2026, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cần chủ động thực hiện các bước sau:
-
Kiểm tra thông tin cá nhân: Đảm bảo dữ liệu trên ứng dụng VNeID và hồ sơ tại đơn vị công tác phải trùng khớp hoàn toàn.
-
Cập nhật biến động: Khi có bất kỳ thay đổi nào về trình độ đào tạo, khen thưởng, kỷ luật hay chức vụ, công chức có trách nhiệm cập nhật kịp thời vào hệ thống phần mềm quản lý của đơn vị. Cá nhân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu mình cung cấp.
4. Lợi ích của việc thống nhất mã định danh
Việc sử dụng số định danh cá nhân làm mã hồ sơ điện tử mang lại lợi ích kép:
-
Đối với cơ quan quản lý: Dễ dàng tra cứu, luân chuyển hồ sơ khi cán bộ chuyển công tác; tinh giản biên chế thực chất dựa trên dữ liệu thực; tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ giấy.
-
Đối với công chức: Giảm thiểu tối đa thời gian kê khai giấy tờ, lý lịch khi thực hiện các quy trình bổ nhiệm, nâng ngạch, hay giải quyết chế độ chính sách.
Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2026 là mảnh ghép hoàn thiện cho bức tranh Chính phủ điện tử, đưa nền hành chính công Việt Nam trở nên hiện đại, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
